מערכת לניהול אירועים וכנסים

ניהול משתתפים כמקור אמת אחד

כל נרשם הוא רשומה אחת שמלווה אותו לאורך כל האירוע: הטופס שמילא, התשלום ששילם, המסלולים שבחר, המיילים שקיבל, הצ'ק אין שביצע והתג שהודפס לו. אין עותק שני ואין גרסה מקבילה באקסל של מישהו אחר.

עדכון פרטים, ביטול, החלפת מסלול או העברת השתתפות מתבצעים על אותה רשומה, וכל שינוי נרשם עם מי ביצע אותו ומתי.

• חיפוש וסינון מהיר על פני אלפי נרשמים
• עדכון קבוצתי ופעולות מרוכזות
• היסטוריית שינויים לכל משתתף
• ייצוא לאקסל בכל שלב

הרשאות לפי תפקיד

בהפקת אירוע מעורבים אנשים שונים: מפיק, נציג לקוח, צוות קבלה זמני, ספק חיצוני. לא כולם צריכים לראות את אותם נתונים, ובוודאי לא כולם צריכים להיות מסוגלים למחוק אותם.

המערכת מאפשרת להגדיר הרשאות ברמת המסך והפעולה — מי רואה דוחות כספיים, מי רשאי לשלוח הודעות, ומי יכול רק לבצע צ'ק אין ביום האירוע. צוות זמני מקבל בדיוק את מה שהוא צריך, ותו לא.

תקשורת עם הנרשמים

אישור הרשמה, תזכורת שבוע לפני, הנחיות הגעה בבוקר האירוע וסקר אחריו — כל אלה נשלחים מתוך המערכת, למי שעונה לתנאי מסוים ולא לרשימה כללית. אפשר לשלוח למי שנרשם ולא שילם, למי שבחר מסלול מסוים, או למי שלא הגיע בפועל.

ההודעות נשלחות במייל וב־SMS, בעברית ובכיוון RTL, עם משתנים אישיים ועם קוד ה־QR האישי מוטמע בגוף ההודעה.

דוחות, אינטגרציות ו־API

הדוחות מתעדכנים בזמן אמת: הרשמות לאורך זמן, פילוח לפי מסלול וסוג משתתף, מצב תשלומים ואחוזי הגעה בפועל. את כל אלה אפשר לייצא, ומי שרוצה לחבר את הנתונים למערכות אחרות עושה זאת דרך API — לסנכרון מול CRM, מערכת שיווק או מחסן נתונים.

בנוסף קיימים מודולים תפעוליים לאירועים מורכבים: ניהול מציגים וסריקת לידים בדוכנים, ניהול לינה וחלוקת חדרים, מפות ישיבה, וניהול לוח הזמנים והמרצים.